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販売管理 詳細 その2 仕入管理とは

販売管理 詳細 その2 仕入管理とは

販売管理の一部である仕入管理とは、仕入に関する一連の業務を管理することです。これには、見積依頼→発注→仕入(検品)→支払処理(締め/支払)などの一連の業務を行うことや、各取引がどのように進捗しているかを把握することなどが関係しています。特に、在庫不足の商品をどれだけ発注していて納品がいつかといった情報は、売上(利益)に直結する大切な情報です。さらには、支払予定の金額がどれほど、いつあるかといった事柄を管理するは、資金繰りに欠かせない重要な情報です。では、詳しくみていきましょう。

仕入管理概略図

見積依頼

新たに扱う商品を発注する前、また、新たな仕入先と取引する前に、その商品の仕入価格を知っておかなければいけません。仕入る商品や数量、納期などをあらかじめ仕入先に提示し、仕入先から見積書を発行してもらいます。仕入金額が条件を満たして、そこから仕入れたいと思う場合、取引に関する契約などが必要であれば、契約を交わすことになります。

見積依頼

発注の管理

常時置いておくべき商品や部品の在庫が足りなくなったとき、また、受注があったものの在庫が足りない場合は、すぐに発注書を発行して、仕入先に商品の送付を依頼します。この時に、いつ納品してもらえるか確認することは大切です。また、納品場所が通常の納品場所と違う場合、例えば、いつもと違う倉庫に納品してもらったり、お客様住所に直送してもらう場合には、仕入先にそのことがはっきりと伝わるようにしておかなければなりません。発注書には、発注日、伝票コード、納入場所、納期、商品、数量、仕入単価を明記してくのが一般的です。弊社ソフトでは、分かりやすい発注書をすぐに印刷できます。

発注

検品作業(仕入)

商品が納品されたら検品作業が必要になります。発注したとおりの数量が納品されているでしょうか。商品違いがあったり、破損していたりすることもあります。したがいまして、要望通りの品質で要望通りの数量が納品されているか検品が必要になります。もし、何か瑕疵があった場合には、仕入先にそのことを伝え、新たな商品を納品してもらうようにします。問題がなかれば検収を完了し、仕入伝票を作成します。

検品

弊社ソフトでは、発注伝票から仕入伝票にボタン一つで転記できます。

支払処理について

あまり取引がない仕入先からスポット的に仕入れた場合や現金取引の場合は、納品と同時に仕入先から請求書も届き、すぐに支払を行う場合が少なくありません。一方で、毎月、定常的に仕入ている仕入先の場合は、仕入先は、1か月分の納品をまとめた請求書を送付してきます。その請求書を受け取ったら、互いに合意した支払期限までに支払うのが一般的です。この時に、相手からの請求書をよく確認せずに支払うのではなく、1カ月分の納品の詳細を提出してもらい、自社で行った検品作業の結果(相手先からの納品書や検品表)と付き合わせをして、内容があっているかどうかをよく確認しましょう。

また、いつどこにどれだけ支払う予定があるのか、支払予定表を作成して管理することも大切です。弊社ソフトでは、支払予定表もすぐに発行できます。

支払予定表

支払

支払予定日が来たら、支払予定表や請求書を見ながら、銀行振込などで支払を行います。振込手数料の負担は特に決めていない場合は、仕入れた側が負担するのが原則です。とはいえ、あらかじめ仕入先と話し合い合意をとっていれば、仕入先に負担してもらう(振込手数料分を差し引いた金額を振り込む)ことができますので、契約の際に話し合いましょう。1回の振込手数料は、それほどの金額ではないと感じたとしても、年単位に複数の仕入先に振り込むことを考えますと、かなりの金額になることも少なくありません。

仕入分析について

一か月分の仕入金額を集計したり、仕入先ごと、商品ごとの仕入金額を集計して、仕入が適正化どうかを分析することは大切です。弊社ソフトでは、月ごと、仕入先ごと、商品ごとなど様々な仕入集計や分析ができます。

仕入集計表

仕入管理ソフトをカスタマイズして、さらに便利に

仕入管理ソフトは、仕入管理業務の共通項を集めて標準化し反映しています。ですから、通常、どの会社でも利用できて便利です。とはいえ、どの会社もそれぞれオリジナルの業務形態があり、仕入管理ソフトの枠内に収まらないこともあります。その場合、カスタマイズを行うとより一層便利になります。弊社では、カスタマイズがしやすいMicrosoft Accessをベースに売上管理ソフトを作成しました。また、これまで、様々な業種のカスタマイズを20年以上行ってきた実績とノウハウがありますので、効率の良いカスタマイズを低価格でご提供しています。

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