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販売管理 詳細 その3 在庫管理とは

販売管理 詳細 その3 在庫管理とは

販売管理の一部である在庫管理とは、商品や部品/原材料/仕掛品などの在庫数や保管場所を把握するための管理です。これには、商品をいつ仕入れて、いつ売上たか、また、貸出したり返却した数量を把握すること、また、ピックミスやその他の棄損理由により使用できなくなった在庫を除去した数量を正確に管理することが含まれます。特に、在庫不足の商品があると、すぐに売上(利益)のために出荷できなかったり、逆に、在庫が十分あるのに、在庫数を正確に把握しないで発注してしまうと在庫過剰が発生しますから、在庫管理はとても大切です。では、詳しくみていきましょう。

在庫管理概略図

仕入(入庫)管理

当然のことですが、商品を仕入ることにより在庫数量が増加します。また、お客様に出荷していた商品が返却されて、そのまま商品として利用できる場合なども、一度減らした在庫を元に戻すので在庫が増加します。弊社販売管理ソフトでは、仕入伝票を作成すると同時に在庫が増加するようになっています。また、入庫倉庫も選択できるので、どの倉庫に商品が入庫したかも判断できます。

仕入(入庫)管理

売上(出庫)管理

商品を売上ることにより在庫数量が減少します。また、誤って商品を棄損してしまった場合なども、在庫が減少します。弊社販売管理ソフトでは、売上伝票を作成すると同時に在庫が減少するようになっています。また、出庫倉庫も選択できるので、どの倉庫から商品を出庫したかも判断できます。

売上(出庫)管理

倉庫間移動

商品の保管場所が複数ある場合、商品を移動する場合があります。例えば、東京倉庫から大阪倉庫に移動するという場合があります。そのような場合は、倉庫間移動処理を行ない、商品の保管場所が移動したことを反映させます。この処理により、倉庫ごとの在庫数を正確に把握できます。

倉庫間移動

棚卸について

どんなに正確に商品を管理しようと努力しても、どうしても実在庫と帳簿上(販売管理ソフト上)の在庫にづれが生じてしまいます。(消費期限がある商品などはいつの間にか期限が切れていて商品にできないという場合もありますし、知らないうちに盗まれてしまっているということさえあるかもしれません。)それで、半年に1回や3カ月に1回など期間を定めて、全商品の在庫を実際にカウントして、それを強制的に帳簿上の在庫に反映させる作業が必要になります。この作業のことを棚卸といいます。特に会計年度の最後には、税務上の申告の際に必要な作業となります。

棚卸

必要在庫数の管理

在庫管理の目的は、適正在庫の維持です。在庫が多すぎても少なすぎても利益に悪影響を与えてしまうからです。弊社ソフトでは、商品マスタに適正在庫を入力しておくと、適正在庫を下回った商品のみリストに表示ができるようになっています。

必要在庫数の管理

在庫金額

在庫を資産として把握する際には、金額に直す作業が必要になります。これが在庫金額です(棚卸資産)。基本的な考え方は、在庫数×仕入単価ですが、商品や部品の扱い方によって仕入単価を厳密には管理できないことが多々あるので、在庫金額の求め方は、複数あります。例えば、定期的に、同じねじを仕入れる場合、一度に100個だけ仕入る時もあれば10,000個仕入れる時もあったとします。100個の場合は、1個あたり仕入単価が30円ですが、5,000個の場合は25円で、10,000個の場合は,20円で仕入られるかもしれません。今、5,000個在庫が残っていた場合、在庫金額はどうなるのでしょうか。30円で仕入れたねじが21個で、残りの4,979個は20円のねじと判断できる根拠をもてるような管理をする会社は、ほとんどありません。それで、いくつかの計算方法があります。一部のみ簡単にご紹介いたします。

先入先出法 先に仕入れたものから順次出庫されると想定して計算する方法です。

最終仕入原価法 最後(期末に最も近い日付)に取得したときの仕入単価を、在庫金額計算用の単価として利用します。シンプルに管理しやす方法です。

移動平均法 商品や製品を仕入れる度に、それまでの取得額の総額と、新たな仕入金額を合算して、在庫の総量で割って在庫金額を算出します。計算式が複雑です。

いづれにしても在庫金額を正確に把握できることが大切です。弊社ソフトは、最終仕入原価法で計算するようになっていますが、カスタマイズなどでロット別在庫(個別在庫)の計算や管理、移動平均法による在庫計算にも対応可能です。

在庫管理ソフトをカスタマイズして、さらに便利に

在庫管理ソフトは、在庫管理業務の共通項を集めて標準化し反映しています。ですから、通常、どの会社でも利用できて便利です。とはいえ、どの会社もそれぞれオリジナルの業務形態があり、在庫管理ソフトの枠内に収まらないこともあります。その場合、カスタマイズを行うとより一層便利になります。弊社では、カスタマイズがしやすいMicrosoft Accessをベースに在庫管理ソフトを作成しました。また、これまで、様々な業種のカスタマイズを20年以上行ってきた実績とノウハウがありますので、効率の良いカスタマイズを低価格でご提供しています。

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