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販売管理 詳細 その1 売上管理とは

販売管理 詳細 その1 売上管理とは

販売管理の一部である売上管理とは、売上に関する一連の業務を管理することです。これには、見積→受注→納品(売上)→請求→入金などの一連の業務を行うことや、各取引がどのように進捗しているかを把握することなどが関係しています。また、日毎、週毎、月毎など、一定期間の売上実績または粗利がどのようなものかを把握すること、売上を様々な角度から分析(いつ、どこで、だれに対して、どれくらい売上ているのか等)することも含まれていきます。さらには、納品したものの未入金の金額がどれほどあるかといった事柄を管理することも含まれます。企業の営業活動や経営に欠かせない重要情報の管理です。では、詳しくみていきましょう。

売上管理概略図

見積書の作成

当然のことですが、スーパーなどの店頭販売では、商品の現物がおいてあり、また、商品の価格が表示されているためお客様は迷うことなくすぐに商品を購入できます。一方で、複数のオプションを組み合わせてできあがる商品(例:メモリやHDDなどを指定して購入するPC,自動車や家など)の場合、また、一度にたくさんの同一商品を購入する場合(例:小麦を1kg買うのと1t買うのでは単価が変わるのが一般的です)、商品の価格が正確には分からない場合があります。

そのような場合、お客様は見積書を作成してもらい、商品の価格を知ります。同時に、お客様は有効期限内であれば見積書記載の価格で購入できると約束されたと認識するわけです。売る側としては、見積書の提出とともに、見積書の金額で販売する義務が生じたといっても間違いではありません。ですから、見積書は売上管理を行うえで重要な書類となります。では、見積書にはどんなことを記載するのでしょうか。

商品と価格(販売単価)はもちろんのこと、見積書自体の有効期限や商品をいつまで届けるかといった納期、また納入場所、お支払方法などを記載するのが一般的です。

見積書

販売単価の管理が重要

さて、お見積書に記載する商品の価格(販売単価)ですが、同じ商品であっても必ずしも同じ販売単価で販売するわけではありません。例えば、毎月、同じ商品を10,000個買ってくれるお客様もいれば、たまに1個だけ買ってくれるお客様もいます。仮に商品が、100円で仕入れられる卵だったとしましょう。売る側としては、たまに1個だけ買ってくれるお客様には200円で販売(粗利:100円)しないと採算が合わないかもしれませんが、毎月10,000個買ってくれるお客様であれば、150円で販売(粗利:500,000円)しても利益がたくさんでるので、販売単価を下げてもいいと思うわけです。

買う側としても、1個しか買わないお客様と同じ単価で販売されては、別のもっと安くしてくれるお店から買おうという気持ちになります。ということは、同じ商品であっても販売単価を複数持つことになります。それで、見積書を作成する際には、お客様の販売単価を正確に管理できていることが大切です。

顧客別に販売単価が必要

弊社売上管理ソフトでは、顧客を6段階に分類分けし、それに対応する販売単価を管理できます。詳細はこちらをご覧ください。

加えて、弊社売上管理ソフトでは過去の明細から販売単価を転記できるので、過去の販売単価をすぐに確認し、転記できますので、お客様から以前購入した時の単価と違うといったクレームを避けることができます。

見積管理は営業にとっても重要

営業的な観点で言えば、どれだけ見積書を作成したかということは、どれだけ売上につながる機会があったのか(今の営業が効果的なのか、そうでないのか)という判断材料になりすし、さらに、その中で、何件成約(受注)でき、何件失注したかを正確に把握してその原因を分析することは、次の営業に欠かせない重要な作業になっていきます。

販促会議

受注の管理

見積書を提出して、お客様からの発注をいただくと受注となります。商品を組み合わせたり、組み立てたりする製造業の場合は、ここから作業を開始します。製造部門に作業指示書を出したり、製造部門は部品の在庫があるかどうかの確認が必要になっていきます。また、小売業の場合は、商品在庫を確認し在庫が足りなければ発注作業が求められることになります。

受注

納品書と受領書の発行

商品が納品できる状態になったら、実際に商品を梱包して発送したり、届けに行ったりします。その際に、どんな商品を何個納品したのかをお客様に知っていただく書類が納品書になります。定期的に購入する商品の場合などは、購入企業は納品書を保存し、月末に送付されてくるる請求書と付け合わせをして、請求額が正しいか確認するのに利用したりします。

一方で、売る側が実際に納品したことを、納品先に証明してもらうために使用するのが、受領書です。納品と共にお客さんに受領書にサインしてもらうことによって、引き渡しが無事に完了したことの証明となります。万が一、別の担当者から納品されていないとクレームがきても、受領書にサインしてもらっていれば、納品は済んでいることを納得してもらうことができますから重要な書類といえるでしょう。

納品

弊社ソフトでは、納品書や受領書もすぐに印刷できます。詳細はこちらをご覧ください。

請求書の発行について

納品と同時に発行するのが請求書、つまり入金をお願いする書類になります。ただ、請求書の発行のタイミングはほかの場合もあります。たとえば、前払いの場合は、お客様から先に請求書を送ってくださいと言われることがあります。さらに、ひと月に何回も取引があるお客様の場合、納品の度に請求書をもっていっては事務処理が複雑になります。そのような場合は締切日(締日)を決めておいて、1か月分の納品をまとめて一つの請求書にする(合計請求書)のが一般的です。締日は20日であったり25日であったり月末であったりといろいろです。

請求

弊社ソフトでは、都度の請求書も、締日を指定した月間の合計請求書もすぐに発行できます。

入金の確認と領収書の発行について

請求書を送付した後は、入金の確認になります。入金方法は、現金で受けとる場合もあれば、クレジット会社からの入金の知らせで確認したり、通帳に銀行振込の情報が記載されて確認したりといろいろです。入金確認後はお客様の求めに応じて、領収書を発行する必要があります。弊社売上管理ソフトでは、ボタン一つで領収書を印刷したり、メール添付にて送付が可能です。

領収書

さらに、入金管理の大切な点としては、請求した金額が予定までにきちんと入金されているかどうかを把握することがあげられます。弊社売上管理ソフトでは、売上伝票を入金の有無で絞り込むことができますので、未入金伝票をすぐにリスト表示できます。

売上分析について

売上伝票の情報は、売上分析をするうえで欠かせません。今月、今週、今日いくら売上があったかという集計結果はもちろんのこと、一定期間にどの商品が一番売れているか、どの顧客が一番多く買ってくれたかといった情報はとても重要です。また、業種によっては何曜日に一番売れるのかといった情報も欠かせないかもしれません。また、その際には、単に売上金額だけではなく、粗利もとても重要になります。この粗利の計算は、見積段階できちんと計算しておくべきものですが、売上金額から原価を差し引いた金額のことです。簡単にいえば、(販売単価×数量)−(仕入単価×数量)といった式で計算できます。この粗利からさらに、事務所の経費や従業員の給与などが支払われていくことになりますから、経営に欠かせない情報といえるでしょう。

弊社ソフトでは、様々な売上集計や分析ができます。

売上集計表はこちらをご覧ください。

RFM分析はこちらをご覧ください。

売上管理をカスタマイズして、さらに便利に

売上管理ソフトは、売上管理業務の共通項を集めて標準化し反映しています。ですから、通常、どの会社でも利用できて便利です。とはいえ、どの会社もそれぞれオリジナルの業務形態があり、売上管理ソフトの枠内に収まらないこともあります。その場合、カスタマイズを行うとより一層便利になります。弊社では、カスタマイズがしやすいMicrosoft Accessをベースに売上管理ソフトを作成しました。また、これまで、様々な業種のカスタマイズを20年以上行ってきた実績とノウハウがありますので、効率の良いカスタマイズを低価格でご提供しています。

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